Cómo mantener tu empresa activa

Se conoce como home office, trabajo remoto, teletrabajo o trabajo a distancia, la modalidad adoptada por algunas grandes y medianas empresas, a través de la cual sus colaboradores ejercen sus funciones desde sus hogares o lugares alternativos a la oficina.

Aunque este tipo de desempeño laboral venía en auge desde hace algunos años, debido a los beneficios que reporta a las organizaciones (mayor productividad de sus colaboradores, economía en recursos e instalaciones, un mejor ambiente laboral), en la actualidad se ha hecho necesario y, prácticamente, obligatorio para los empresarios y sus trabajadores, como consecuencia de la cuarentena establecida en casi todos los países del mundo para contener la pandemia por el virus COVID-19.

Pros y contras del home office

Son innegables los beneficios que representa para las empresas aplicar el home office; sin embargo, trabajar desde casa también acarrea retos importantes que hay que saber gestionar para lograr ser productivos.

Ventajas

• Promueve la flexibilidad. Se persigue cumplir proyectos en lugar de horarios, por lo que la manera en la que el colaborador se organice será el factor que determine el éxito.
• Favorece el ahorro en gastos de estructurales. La empresa minimiza costos en servicios básicos, como electricidad y agua, por ejemplo.
• Aumenta la calidad de vida de los colaboradores. Gracias al ahorro del tiempo de traslado, cada colaborador tendrá mayor disponibilidad para ejercitarse y, así, prevenir enfermedades.
• Disminuye los niveles de estrés. Al trabajar desde casa, los colaboradores evitan situaciones estresantes del día a día, como congestiones vehiculares o fallas en el transporte público.

Desventajas

• Genera posibles deficiencias en la comunicación. La distancia física entre los colaboradores, el no estar frente a frente con cada profesional, puede afectar la comunicación y generar retrasos; además, fallas en el servicio eléctrico o de conexión a Internet pueden alterar el flujo de trabajo.
• Aumenta las posibilidades procrastinar. Dado que no hay regulaciones de horario ni presencia de supervisores, es muy fácil postergar las tareas de trabajo o distraerse entre proyectos.

Consejos para aprovechar el home office

Si tu empresa está implementando el trabajo remoto, tendrás que cambiar un poco tus hábitos diarios o, tal vez, adquirir nuevos. A continuación, te dejamos algunas recomendaciones para que aumentes tu productividad desde casa:

• Toma un baño y cámbiate de ropa. Lograrás que tu cerebro esté activo y atento.
• Minimiza las distracciones. Evita la televisión, la radio o el teléfono; necesitas estar concentrado, en un ambiente óptimo.
• Establece horarios y respétalos. Organiza tu tiempo en un cronograma de trabajo y cúmplelo. De esta manera te aseguras cubrir tus objetivos y no exceder las horas que te corresponden. Además, separa tus tareas del trabajo de las del hogar. Evitarás distracciones y no tendrás la sensación de que llevas todo el día sin descansar.
• Haz saber a tu familia y tus amigos que no estás disponible. Deja claro cuál es tu horario de trabajo, en el que no debes ser interrumpido, y cuáles son los momentos en los que puedes compartir y conversar.
• Finaliza tu día laboral. Procura no extender tu horario de trabajo. Siempre habrá demanda, pero eso no quiere decir que necesitas atenderla inmediatamente. Separa lo urgente de lo que puede resolverse luego.
• Descansa. Tómalo como rutina, como si fuese una tarea más, ayudará a que no te sientas cansado y hará que sea más sencillo adaptarse a las nuevas rutinas del trabajo en remoto.

Home office y equipos de trabajo

Si te corresponde liderar y supervisar un equipo de trabajo bajo la modalidad del home office, puedes aplicar ciertos parámetros para aumentar su eficiencia, por ejemplo:

• Convoca reuniones semanales. Comunícate con los miembros del equipo al inicio o al final de la semana. De esta manera, podrán intercambiar información relevante y estar al tanto de los avances o contratiempos que cada uno ha tenido.
• Administra las tareas. Asegúrate de que cada participante tiene responsabilidades asignadas y cumple sus objetivos. Así, gestionarás ordenadamente la productividad de tu equipo.
• Establece plazos firmes. Vela por el cumplimiento de los proyectos; por lo tanto, cada tarea debe tener una fecha de entrega, dentro de un lapso estipulado.

Plataformas, aplicaciones y herramientas de comunicación para el home office

Cuando no estás en la oficina, la comunicación con tu equipo, tus proveedores y tus clientes puede verse afectada. Afortunadamente, contamos con una serie de herramientas tecnológicas que facilitan nuestro trabajo. Veamos algunas de ellas:

• Servicios de Video conferencia: Zoom Meeting, Webex, Google Hangouts, Google Meet, Skype, FaceTime. Zoom Meeting. Permite realizar videollamadas grupales, videoconferencias con hasta 100 personas de manera simultánea, compartir la pantalla y grabar la sesión.

• Trabajo colaborativo o gestión de proyectos: Asana, Trello, Wrike, Zoho Project, Microsoft Planner. Trello. Se pueden organizar tareas; enviar información a compañeros a través de tarjetas que pueden contener texto, imágenes, videos, archivos, fechas de entrega y más. También se pueden crear listas de tareas que contienen ítems con cada acción por hacer.

• Almacenamiento en la nube: Office 365, Google Drive, iCloud, Dropbox. Permiten compartir y guardar archivos digitales. Potencian los trabajos colaborativos, ya que todos los miembros del equipo tienen acceso a las carpetas. Su mayor ventaja es minimizar el riesgo de perder información por fallas en los computadores, dado que todo está almacenado en la nube.

• Herramientas de mensajería: WhatsApp, Telegram y Slack. Slack. Los integrantes de un equipo pueden comunicarse instantáneamente con sus colegas y superiores. También brinda la posibilidad de hacer videollamadas entre varias personas.

Como ves, para que el trabajo remoto pueda funcionar y beneficiar a tu empresa -la que diriges o en la que trabajas- y a sus colaboradores, es necesario combinar una serie de elementos y condiciones para monitorear el progreso de cada proyecto.

Ahora, dime: ¿cuáles de los tips que leíste anteriormente aplicas en tu rutina de trabajo? ¿Conocías las herramientas que te permiten gestionar tus tareas de manera más eficiente? ¿Agregarías alguna otra a esta lista? Te leo…

Lenis Toro Ditta